11 Alasan Teratas untuk Keterlambatan Pengiriman dan Strategi Efektif untuk Menghindari Keterlambatan Pengiriman.

Apa pun industri yang Anda geluti, keandalan adalah kunci untuk menjalankan bisnis yang sukses. Hal ini berlaku sama untuk pengiriman barang, baik sampel maupun produk jadi. 

Merupakan tanggung jawab manajer operasi dan logistik untuk memastikan bahwa pengiriman dilakukan seefisien dan secepat mungkin. Terlepas dari upaya terbaik kami, penundaan sering kali terjadi tanpa peringatan. Bisnis Anda harus bermitra dengan perusahaan kurir yang berpengalaman dalam mencegah, mengatasi, dan menghindari keterlambatan. Ada banyak alasan mengapa Anda mungkin mengalami keterlambatan saat mengirim barang dari luar negeri. Mari kita bahas 11 alasan utama keterlambatan pengiriman dan strategi efektif untuk menghindari keterlambatan pengiriman.

Arti penundaan pengiriman

Istilah "pengiriman tertunda" mengacu pada pengiriman yang belum dikirim ke penerima. Beberapa alasan dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman. 

Entah itu merupakan tindakan Tuhan atau kesalahan manusia, ada beberapa alasan mengapa pengiriman mungkin tertunda dan beberapa cara yang dapat dikeluhkan oleh pelanggan. Sebagai contoh, mari kita lihat pandemi global yang belum pernah terjadi sebelumnya. 

11 alasan umum keterlambatan pengiriman

Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada penundaan pengiriman. Selain menyebabkan masalah operasional, penalti, dan pelanggan yang tidak puas, hal tersebut dapat menghambat rantai pasokan Anda. Apakah Anda berpikir tentang apa yang menyebabkan penundaan pengiriman pada tahun 2022?

Pengiriman barang yang tertunda sering kali berada di luar kendali Anda. Kiriman Anda dapat dikirim tepat waktu jika Anda mengendalikan variabel tertentu. Alasannya antara lain 

Kekurangan tenaga kerja

Pandemi Covid-19 telah secara signifikan mempengaruhi pengiriman dan pengiriman sejak tahun 2020. Saat ini, banyak maskapai yang mengangkut barang ke seluruh dunia dengan kecepatan yang sangat tinggi. Akibatnya, terjadi kekurangan tenaga kerja.

Liburan musiman

Selama liburan, eCommerce biasanya mengalami lonjakan besar, waktu yang tepat untuk industri ini. Peningkatan volume pengiriman akan membebani kapasitas kurir, terutama jika mereka membutuhkan jaringan atau sistem pengiriman yang andal. Paket dapat tertunda ketika pelanggan sangat memperhatikan jadwal pengiriman.

Masalah rantai pasokan dengan operator pengiriman

Masalah logistik rantai pasokan adalah penyebab paling umum dari keterlambatan pengiriman. Di sebagian besar rantai pasokan, kekurangan kapasitas diakibatkan oleh kurangnya kapasitas untuk memproses pesanan atau menyimpan barang, terutama selama periode liburan, periode puncak eCommerce, atau acara penjualan besar. Mitra pengiriman Anda mungkin membutuhkan lebih banyak kendaraan dan pekerja untuk mengirimkan paket ke depan pintu pelanggan Anda jika mereka tidak memiliki sumber daya yang memadai.

Kesalahan dokumentasi

Setiap pengiriman harus didokumentasikan secara akurat dan sesuai dengan spesifikasi pihak ketiga. Pengiriman akan ditunda kecuali jika persyaratan ini dipenuhi.

Sebagai contoh, pengiriman yang benar itu penting. Label pengiriman yang salah atau alamat yang salah dapat menyebabkan pengiriman ditolak dan tidak berhasil untuk pengiriman di hari yang sama. Terkadang, dokumen pengiriman dapat salah dilampirkan pada produk selama operasi logistik, sehingga menimbulkan masalah saat pengiriman barang. Anda harus memastikan semua dokumen yang diperlukan saat mengirimkan barang.

Akibatnya, proses pengiriman Anda secara keseluruhan dapat diperlambat, dan operasi pengiriman Anda dapat menjadi lebih mahal, yang mengakibatkan penurunan keuntungan.

Pengiriman yang salah dapat merusak hubungan dan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan kurir. Saat mengirimkan kargo secara internasional, berbagai dokumen pengiriman sangat penting. Pihak berwenang mungkin akan memeriksa kargo Anda dan melakukan pemeriksaan lebih lanjut jika Anda lupa mengisi dokumen tertentu atau salah mengisinya. Perhatikan kemungkinan perubahan dalam Deklarasi Pabean. Kargo Anda dapat tertunda lebih lama lagi karena semua faktor ini.

Musim puncak

Hal ini biasa terjadi pada laut pengiriman mencapai puncaknya pada bulan Agustus dengan belanja kembali ke sekolah dan berlanjut hingga bulan November saat perusahaan-perusahaan mempersiapkan diri untuk musim liburan. Tahun Baru Imlek adalah waktu penjualan dan ekspor yang lambat di beberapa negara Asia Timur dari akhir Januari hingga awal Februari, setelah jeda di bulan Desember dan awal Januari.

Pengiriman barang Anda mungkin tertunda selama musim puncak karena volume pengiriman. Akibatnya, rantai pasokan dan jaringan logistik berada di bawah tekanan. Penundaan paling sering terjadi selama musim puncak. Akibatnya, biaya pengiriman dapat meningkat, atau biaya tambahan pada musim puncak mungkin berlaku. Importir dan eksportir sering memecah pengiriman mereka dan mengirim lebih awal untuk menghindari penundaan musim puncak.

Tidak memiliki rencana untuk peralatan tambahan

Masalah utama lain yang sering diabaikan oleh pengirim adalah kekurangan peralatan. Memindahkan kargo dari gudang itu sulit, dan tentu saja harus lebih mudah. Pentingnya transportasi intermoda, yang meliputi transportasi jalan dan kereta api, tidak dapat dilebih-lebihkan.

Kontainer pengiriman mungkin juga tidak tersedia dalam keadaan tertentu. Anda mungkin hanya dapat menemukannya di beberapa bagian kota jika terjadi kelangkaan. Situasi seperti ini juga dapat membuat pesanan tertunda dalam pengiriman dan membuat upaya pengiriman gagal.

Acara global

Beberapa negara mengalami kekurangan tenaga kerja dan peralatan karena COVID. Setelah pandemi, lonjakan permintaan yang tiba-tiba terjadi mengakibatkan kemacetan di pelabuhan.

Pada tahun 2021, pembatasan COVID-19 dilonggarkan pada jalur utama Asia ke AS. Sejak tahun 2022, waktu transit rata-rata antara Tiongkok dan AS terus menurun. Meskipun demikian, penumpukan dan kemacetan masih menjadi penyebab utama penundaan pengiriman.

Pada bulan Maret 2021, sebuah kapal kontainer besar, Ever Given, memblokir Terusan Suez. Di jalur Asia-Eropa, 369 kapal lain mengantre untuk melewati terusan di kedua sisi, menyebabkan penundaan pengiriman yang besar.

Sebagai hasil dari peristiwa tak terduga ini, industri pengiriman mengalami konsekuensi bencana. Jika peristiwa global seperti ini terjadi saat pengiriman barang Anda, hal itu dapat menyebabkan penundaan pengiriman.

Perubahan mendadak dalam kebiasaan konsumen

Covid-19 telah memberikan dampak yang signifikan terhadap pengiriman dan pengantaran. Rantai pasokan sangat terpengaruh oleh perubahan perilaku konsumen. Covid, misalnya, telah meningkatkan kebutuhan akan masker. Perubahan mendadak dalam kebiasaan konsumen dapat menunda pengiriman barang tertentu.

Kemacetan dan lalu lintas pelabuhan

Setelah pandemi, kemacetan dan lalu lintas pelabuhan meningkat. Pelabuhan di AS mengalami kemacetan parah karena kurangnya tenaga kerja, penyimpanan, dan peralatan penanganan. Di antara pelabuhan terburuk di dunia karena kemacetan, pelabuhan Oakland memiliki waktu tunggu rata-rata tujuh hari pada Q1 2022. Kirim kiriman Anda ke pelabuhan yang tidak terlalu padat untuk meminimalkan ketidakpastian ini.

Masalah truk

Selama proses pengiriman, pengemudi Anda mungkin mengalami beberapa masalah kendaraan yang dapat menghentikan alur kerja. Anda dapat menghindari beberapa masalah, tetapi Anda tidak dapat menghindari masalah lainnya. Anda harus mengikuti protokol standar untuk meminimalkan kerusakan kendaraan karena masalah rem, ban bocor, dan masalah lainnya.

Pengirim dan perusahaan ekspedisi memiliki masalah besar dengan keterlambatan pemuatan truk. Akibat rendahnya pasokan sasis (peralatan penahan beban yang digunakan oleh truk), keterlambatan pengangkutan truk semakin diperparah. 

Kondisi cuaca

Kondisi cuaca yang buruk dapat sangat memengaruhi pengiriman. Anda dapat mengalami melayani masalah apa pun sistem transportasi yang Anda gunakan untuk mengangkut barang Anda.

Kiat terbaik untuk mengatasi keterlambatan pengiriman

Pelacakan pengiriman tepat waktu

Menggunakan layanan pelacakan waktu nyata akan membantu Anda melacak pengiriman Anda. Mengambil kendali atas proses pengiriman akan memungkinkan Anda untuk mengetahui volume pengiriman, status pesanan, dan hambatan utama mengapa pengiriman tertunda, kemudian Anda dapat menjelaskan dengan jelas kepada klien Anda mengapa keterlambatan pengiriman terjadi dan merespons dengan tepat. 

Komunikasi yang konsisten

Komunikasi dengan pelanggan Anda sangatlah penting. Pelanggan ingin melihat paket mereka tepat waktu. Informasikan kepada pelanggan tentang status paket dengan menghubungi mereka. Jika Anda perlu meminta maaf, lakukanlah. Jelaskan kepada mereka alasan kegagalan pengiriman.

Menawarkan pengiriman gratis untuk keterlambatan pengiriman

Untuk memenuhi pesanan secara efektif, Anda harus mengelola ekspektasi pelanggan. Selama proses pemesanan, hal itu harus menjadi prioritas utama Anda. Sebelum penjualan, Anda harus menetapkan ekspektasi yang jelas dan realistis dan berkomunikasi dengan pembeli secara proaktif jika ada perubahan. Ini akan membantu Anda mengatasi keterlambatan pengiriman. Pengiriman gratis adalah pilihan yang bagus.

Penjemputan lokal

Anda bisa menawarkan penjemputan lokal jika barang yang Anda jual berukuran besar atau sulit dikirim. Penjual dapat menambahkan opsi penjemputan lokal ke daftar jika dia bersedia menemui pembeli secara lokal untuk mengirimkan barang. Calon pembeli harus mengetahui lokasi barang di bidang lokasi untuk memutuskan apakah itu merupakan pilihan.

Menawarkan kartu hadiah dan diskon

Sebaiknya Anda juga mengirimkan penawaran khusus kepada pelanggan Anda. Tindakan menenangkan kegelisahan mereka dan membuat mereka merasa dihargai akan sangat mengurangi stres mereka.

Jika Anda ingin memotivasi mereka, Anda bisa menawarkan diskon khusus untuk pembelian berikutnya.

Strategi yang efektif untuk menghindari keterlambatan pengiriman

Bermitra dengan pemasok domestik

Anda dapat mengurangi keterlambatan pengiriman dengan bekerja sama dengan pemasok yang memiliki gudang di negara target Anda. Dengan demikian, Anda akan terhindar dari penundaan pengiriman dan mengurangi waktu pengiriman. Mengirimkan barang Anda ke pelanggan menjadi mudah dengan perusahaan logistik yang andal. Selain itu, ini adalah cara yang efektif untuk mencegah keterlambatan pengiriman.

Bekerja sama hanya dengan perusahaan ekspedisi yang andal

Mitra logistik Anda harus memahami kompleksitas pengiriman dan memenuhi jadwal target Anda. Untuk memastikan proses pengiriman yang lancar, mereka memastikan bahwa semua pesanan Anda disertakan, dibungkus dengan aman, dan mereka mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan kebutuhan bisnis Anda terpenuhi. Bekerja sama dengan perusahaan logistik yang berpengalaman akan membantu Anda mencegah keterlambatan pengiriman. Mereka bekerja dengan layanan kurir yang andal.

Pastikan semua dokumen sudah benar sebelum pengiriman

Ada kemungkinan masalah dokumentasi saat mengirimkan barang dari luar negeri. Beberapa di antaranya adalah alamat yang salah eja, formulir pemesanan yang tidak lengkap, dan informasi yang tidak memadai. Pelanggan atau penjual dapat menyebabkan kesalahan ini. Penting untuk memeriksa semua dokumen diisi dengan benar untuk menghindari penundaan pengiriman.

Jangan melakukan pengiriman di musim puncak

Sepanjang tahun, bisnis e-commerce menyadari adanya periode tertentu ketika pesanan pengiriman diperkirakan akan meningkat. Ketika beban kerja secara bertahap meningkat selama musim liburan yang sibuk, merencanakan dan menjadwalkan jadwal pengiriman lebih awal akan membantu Anda lebih siap. Menghindari pengiriman selama musim puncak akan membantu Anda mencegah keterlambatan pengiriman.

Rencanakan untuk memastikan persediaan tersedia

Komunikasi dengan pemasok secara langsung akan membantu Anda melacak barang Anda. Membiarkan pelanggan menunggu karena Anda membutuhkan lebih banyak barang dagangan bukanlah ide yang baik. Menjaga stok Anda akan memungkinkan Anda untuk tetap memperbarui platform bisnis Anda. Manajemen inventaris yang tepat akan memastikan bahwa Anda memiliki cukup barang yang dapat Anda gunakan untuk mengatasi penundaan pengiriman atau keterlambatan pengiriman.

Hindari Membuat Janji Pengiriman yang Tidak Dapat Anda Tepati

Sebagian besar perusahaan kurir tidak akan menjanjikan agen mereka untuk menghindari keterlambatan pengiriman 0% sepanjang waktu. Berbagai jenis ekspektasi pengiriman terjadi sesekali. Untuk meringankan frustrasi pelanggan dan membuat tingkat retensi pelanggan lebih tinggi dan lebih tinggi, Anda dapat mengambil tindakan jika tanggal pengiriman reguler perlu dipenuhi. Beritahukan kepada mereka bahwa ada kemungkinan penundaan pengiriman. Pelanggan dapat membuat keputusan yang tepat saat berbelanja jika Anda menetapkan ekspektasi yang jelas. Aktiflah dengan tim layanan pelanggan; ini akan membantu Anda memenuhi harapan pelanggan dan menghindari upaya pengiriman yang gagal.

Contoh pesan penundaan pengiriman

Tidak peduli seberapa keras Anda mencoba untuk memberikan layanan terbaik kepada pelanggan Anda, hal-hal terkadang berjalan berbeda dari yang direncanakan. Mungkin perlu waktu lama bagi pesanan untuk sampai ke tempat tujuan karena berbagai kendala. Kami menyarankan Anda untuk mengkomunikasikan proses pengiriman dengan baik untuk memastikan klien Anda puas dan bisnis Anda mendapatkan pendapatan. Berikut adalah contoh pesan penundaan pengiriman/pengiriman yang tertunda

 Kepada Yth. [Masukkan Nama Pelanggan],

Kami mohon maaf atas keterlambatan pengiriman barang Anda. Kami telah mengalami penundaan yang signifikan dalam operasi kami karena kondisi cuaca yang buruk. Kami sangat menyesal atas keterlambatan pengiriman ini. Sesegera mungkin, kami akan mengirimkan pesanan Anda.

Anda sangat sabar dan pengertian. Terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Perusahaan Anda]

Contoh email penundaan pengiriman

Lihatlah templat email penundaan pengiriman untuk pengiriman yang tertunda. Ini berfungsi sebagai pengumuman penundaan pengiriman

Kepada [nama pelanggan] yang terhormat

Terima kasih atas pembelian Anda. Barang berikut: xxxxxxxxxx telah dikirim hari ini. Karena kami mengirim dari [nama negara], maka perkiraan waktu pengiriman adalah 12-28 hari kerja, tergantung lokasi Anda dan efisiensi kantor pos setempat. 

Pemberitahuan Penting: Penundaan pengiriman terkadang dapat terjadi, terutama selama musim puncak belanja atau dalam kondisi cuaca buruk yang tidak terduga. 

Kami tahu bahwa keterlambatan pengiriman berada di luar kendali penjual, tetapi jika itu terjadi pada pesanan Anda, jangan ragu untuk kontak kami untuk mendapatkan solusi alih-alih meninggalkan peringkat / umpan balik yang buruk. Kami akan berusaha sebaik mungkin untuk menghindari keterlambatan pengiriman. Anda dapat mengandalkan para ahli kami.

Jaminan kepuasan 100%! 

Terima kasih, 

Bagaimana DY dapat membantu Bisnis Anda

Penyedia jasa pengiriman Anda harus dapat mengakomodasi kapan pembelian Anda siap untuk dikirim. DY adalah salah satu perusahaan pengiriman teratas di Cina. Kami selalu berusaha sebaik mungkin untuk memastikan pengiriman tepat waktu kepada klien kami. Dan menawarkan pengiriman ke luar negeri yang paling terjangkau dari China. Kami menerima hampir semua jenis paket, termasuk paket kertas dan kayu.

Alih-alih mempromosikan waktu pengiriman yang tidak realistis, kami akan memenuhi komitmen kami untuk pengiriman tepat waktu. Anda dapat memilih opsi pengiriman cepat jika Anda membutuhkan pengiriman cepat. Anggota tim kami memiliki pengalaman bertahun-tahun dalam industri logistik. Jika Anda mencari perusahaan yang dapat diandalkan untuk mengirimkan barang Anda dari Cina, kami siap membantu. Kami menawarkan

• Fasilitas gudang gratis,

• Layanan bea cukai,

• Dukungan darurat, 

• Menjemput

• Beli asuransi

• Pengemasan ulang gratis

• Respon cepat, 

• Pengiriman internasional melalui Udara / Laut / Kereta Api

• Tersedia sistem pelacakan pengiriman.

• Kumpulkan pengiriman dari berbagai penjual dan banyak lagi 

Pelacakan pesanan terbaru kami dapat memberi tahu Anda jika barang datang terlambat. Selain itu, kami akan segera mengambil tindakan jika barang Anda hilang atau rusak.DY dapat membantu Anda mengurangi masalah ini dengan memberi tahu pelanggan Anda tentang status pesanan mereka melalui email dan halaman pelacakan yang akurat dan bermerek. Sebagai bagian dari solusi pengiriman yang tertunda, kami dapat menyediakan kurir yang andal dan mengotomatiskan proses padat karya, yang akan membantu Anda mendapatkan banyak pelanggan setia dan mengurangi keterlambatan pengiriman.

Kata-kata Terakhir

Dampak keterlambatan pengiriman terhadap bisnis Anda dapat dikurangi, meskipun tidak dapat sepenuhnya dihindari. Selalu berikan informasi terbaru kepada pelanggan Anda, seperti pengecer online tentang proses bisnis barang mereka untuk mengelola kemungkinan keterlambatan. Dengan cara ini, kemungkinan memburuknya hubungan dan keluhan akan diminimalkan.

Artikel ini bertujuan untuk membantu Anda memahami mengapa pengiriman Anda bisa tertunda dan bagaimana cara mengatasinya. Pastikan Anda melakukan hal yang benar sehingga Anda dapat menghindari keterlambatan pesanan online Anda. Menjaga komunikasi dengan pelanggan Anda dan memastikan mereka selalu mendapat informasi dan mengetahui pesanan tiba tepat waktu.

Jika Anda memesan produk dari China, Anda dapat mengandalkan perusahaan pelayaran yang andal seperti DY untuk mengirimkan produk Anda tepat waktu. Ini akan membantu Anda mencegah keterlambatan pengiriman.

Pertanyaan Umum Penundaan Pengiriman

Mengapa pengiriman tertunda?

Ada beberapa alasan mengapa pengiriman tertunda. Misalnya, izin bea cukai, cuaca buruk, pemogokan di pelabuhan, kehilangan dokumen, dll. 

Bagaimana Anda menginformasikan penundaan pengiriman?

Anda dapat mengirim email atau SMS untuk memberi tahu pelanggan Anda tentang keterlambatan tersebut. Sebagai permulaan, sampaikan permintaan maaf Anda dan jelaskan alasan keterlambatan. Selanjutnya, tawarkan diskon atau kompensasi untuk pesanan di masa mendatang.

Berapa lama penundaan paket?

Layanan pengiriman dapat terganggu atau tertunda karena cuaca buruk, bencana alam, atau faktor lain di luar kendali kami. Waktu keterlambatan hanya dapat diprediksi sebagian. Hal ini terutama tergantung pada alasan penundaan.

Dapatkah Anda mengambil paket yang tertunda?

Anda dapat mengambil paket yang tertunda di kantor pos atau perusahaan pengiriman mana pun.

Apakah saya bisa mendapatkan pengembalian dana untuk paket saya yang tertunda?

Jika paket Anda datang terlambat setelah pemesanan, pengecer dapat mengembalikan uang Anda, sesuai dengan perjanjian. 

Mengapa paket saya begitu lama dalam perjalanan?

Beberapa alasan yang dapat menyebabkan paket Anda tertahan dalam perjalanan: kehilangan, kerusakan, atau kerusakan sistem pelacakan.

Bagaimana cara mengetahui jika paket saya hilang atau tertunda?

Anda dapat menghubungi perusahaan logistik untuk mengetahui apakah paket Anda hilang atau tertunda.